Geschäftskonto eröffnen: Voraussetzungen, Unterlagen & Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wer braucht ein Geschäftskonto? Pflicht vs. Empfehlung

Du willst ein Geschäftskonto eröffnen, bist dir aber unsicher, welche Unterlagen du brauchst? Oder ob du überhaupt eines haben musst? Hier erfährst du in einer klaren Anleitung, welche Voraussetzungen gelten, was du je nach Rechtsform an Dokumenten vorbereiten solltest und wie der Eröffnungsprozess Schritt für Schritt abläuft.

Grundsätzlich gilt: Nicht jeder Selbstständige ist gesetzlich verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Die Pflicht hängt von deiner Rechtsform ab.

Pflicht besteht bei Kapitalgesellschaften:

• GmbH: Zur Einzahlung des Stammkapitals (mindestens 12.500 EUR bei Gründung, insgesamt 25.000 EUR) ist ein Geschäftskonto zwingend erforderlich. Privat- und Firmenvermögen müssen getrennt sein.
• UG (haftungsbeschränkt): Gleiche Pflicht wie bei der GmbH, nur mit niedrigerem Stammkapital (ab 1 EUR).

Empfohlen, aber keine Pflicht:

• Einzelunternehmer: Rechtlich kannst du dein Privatkonto nutzen. Allerdings wird es bei der Steuererklärung und einer eventuellen Finanzamtprüfung schnell unübersichtlich.
• Freiberufler: Auch hier keine Pflicht. Dennoch erleichtert ein separates Konto die Buchführung erheblich – besonders wenn du mit Buchhaltungssoftware arbeitest.
• GbR: Seit der MoPeG-Reform 2024 können GbRs freiwillig ins Handelsregister eingetragen werden. Ein Geschäftskonto ist nicht vorgeschrieben, aber dringend empfehlenswert.

Unser Tipp: Selbst ohne gesetzliche Pflicht lohnt sich ein Geschäftskonto. Du behältst den Überblick über Einnahmen und Ausgaben, wirkst gegenüber Kunden professioneller und hast bei einer Betriebsprüfung weniger Erklärungsbedarf.

Voraussetzungen für die Kontoeröffnung

Bevor du ein Geschäftskonto eröffnen kannst, müssen einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

SCHUFA-Prüfung: Was du wissen musst

Die meisten Banken führen bei der Eröffnung eines Geschäftskontos eine SCHUFA-Abfrage durch. Das bedeutet nicht automatisch, dass du mit negativen Einträgen abgelehnt wirst – es kommt auf die Schwere an. Allerdings gibt es Anbieter wie Wallester, die keine klassische SCHUFA-Prüfung durchführen.

Wenn du dir unsicher bist, lohnt sich ein Blick auf Geschäftskonten ohne SCHUFA.

Benötigte Unterlagen nach Rechtsform

Die Unterlagen, die du für die Kontoeröffnung brauchst, variieren je nach Rechtsform. Hier eine vollständige Übersicht:

Einzelunternehmer

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass
• Gewerbeanmeldung (Gewerbeschein)
• Steuernummer oder Steuer-ID
• Ggf. USt-ID (falls umsatzsteuerpflichtig)

Freiberufler

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass
• Steuernummer oder Steuer-ID
• Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit (z. B. Steuerbescheid oder Rechnung)
• Keine Gewerbeanmeldung nötig

GmbH & UG (haftungsbeschränkt)

• Personalausweis aller Geschäftsführer und Gesellschafter
• Notariell beglaubigter Gesellschaftsvertrag (Satzung)
• Aktueller Handelsregisterauszug (max. 3 Monate alt, beglaubigt)
• Gesellschafterliste
• Steuernummer und USt-ID
• Nachweis der Stammkapitaleinzahlung

GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)

• Personalausweis aller Gesellschafter
• Gesellschaftsvertrag (formfrei, muss nicht notariell sein)
• Gewerbeanmeldung (bei gewerblicher Tätigkeit)
• Steuernummer und ggf. USt-ID

Zusammenfassung: Unterlagen nach Rechtsform

*Bei gewerblicher Tätigkeit erforderlich

Geschäftskonto eröffnen in 5 Schritten

Schritt 1: Anbieter vergleichen

Bevor du loslegst, solltest du die Konditionen verschiedener Anbieter prüfen. Wichtige Kriterien sind:

• Monatliche Grundgebühr – von 0 EUR (FYRST Base, Wallester Free) bis 39,90 EUR (Deutsche Bank Premium)
• Transaktionsgebühren – von 0,00 EUR (Wallester) bis 0,40 EUR (Qonto Basic)
• Rechtsform-Kompatibilität – nicht jeder Anbieter akzeptiert alle Rechtsformen
• Buchhaltungsanbindung – DATEV, lexoffice, sevDesk-Integration

In unserem Geschäftskonto-Vergleich findest du alle aktuellen Konditionen auf einen Blick.

Schritt 2: Unterlagen zusammenstellen

Sammle alle notwendigen Dokumente vor dem Antrag. Das beschleunigt den Prozess erheblich. Nutze die Checkliste oben je nach deiner Rechtsform.

Tipp: Bei GmbH und UG – lass den Handelsregisterauszug nicht älter als 3 Monate werden. Viele Banken akzeptieren nur aktuelle Auszüge.

Schritt 3: Online-Antrag ausfüllen

Die meisten Anbieter ermöglichen die Kontoeröffnung vollständig online. Du gibst typischerweise an:

• Persönliche Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Firmendaten (Name, Rechtsform, Branche, Adresse)
• Wirtschaftlich Berechtigte (bei Kapitalgesellschaften: alle Gesellschafter mit mehr als 25 % Anteil)
• Voraussichtlicher monatlicher Umsatz

Schritt 4: Legitimation durchführen

Die Identitätsprüfung ist gesetzlich vorgeschrieben (Geldwäschegesetz). Je nach Anbieter stehen dir verschiedene Verfahren zur Verfügung:

Schritt 5: Konto aktivieren und einrichten

Nach erfolgreicher Prüfung wird dein Konto freigeschaltet. Jetzt solltest du:

• IBAN für Rechnungen und Zahlungsverkehr hinterlegen
• Debitkarte bestellen (bei den meisten Anbietern kostenlos)
• Buchhaltungssoftware anbinden (DATEV, lexoffice, sevDesk)
• Daueraufträge für wiederkehrende Ausgaben (Miete, Software-Abos) einrichten
• Zahlungseingänge umleiten, falls du bisher dein Privatkonto genutzt hast

Wie lange dauert die Eröffnung?

Die Eröffnungsdauer hängt stark vom Anbieter und deiner Rechtsform ab:

Für GmbH und UG in Gründung gilt ein Sonderprozess: Du kannst das Konto bereits vor der Eintragung ins Handelsregister eröffnen, um das Stammkapital einzuzahlen. Anbieter wie FYRST und Qonto unterstützen diesen Prozess ausdrücklich.

Was kostet ein Geschäftskonto?

Die Kosten variieren stark – von kostenlos bis über 70 EUR monatlich. Hier eine aktuelle Übersicht:

Achtung bei versteckten Kosten: Achte nicht nur auf die Grundgebühr, sondern auch auf:

• Transaktionsgebühren – pro Überweisung (0,03 bis 0,40 EUR)
• Kartengebühren – manche Anbieter berechnen extra für Debit-/Kreditkarten
• Geldautomaten – Abhebungen können 0 bis 5,99 EUR pro Vorgang kosten
• Auslandsüberweisungen – Fremdwährungsgebühren von 0 bis 2,2 %

Einen detaillierten Kostenüberblick findest du unter Geschäftskonto Kosten. Wenn du nach einem kostenlosen Geschäftskonto suchst, haben wir die besten Optionen zusammengestellt.

Geschäftskonto abgelehnt – was tun?

Es kann vorkommen, dass dein Antrag abgelehnt wird. Das ist ärgerlich, aber kein Grund zur Panik. Die häufigsten Gründe sind:

1. Negative SCHUFA-Einträge – Zahlungsausfälle, Insolvenz oder fehlende Kredithistorie
2. Unvollständige Unterlagen – Fehlende Dokumente oder abgelaufene Ausweise
3. Kein Bezug zu Deutschland – Fehlender Wohnsitz oder ausländische Rechtsform
4. Verdacht auf unseriöses Geschäft – Branche mit erhöhtem Geldwäscherisiko
5. Frühere Kontokündigung durch eine Bank

Wichtig: Unternehmen haben in Deutschland keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Geschäftskonto. Nur natürliche Personen können ein Basiskonto nach § 31 ZKG einfordern.

Was du tun kannst:

• Detaillierte Begründung bei der Bank einfordern
• SCHUFA-Auskunft prüfen und fehlerhafte Einträge korrigieren lassen
• Alternative Bank oder Neobank versuchen – diese sind oft toleranter bei SCHUFA-Einträgen
• Ein Geschäftskonto ohne SCHUFA in Betracht ziehen